Tilbage

 

UNIQAs Whistleblower Politik

1.     Formål

Hos UNIQA ønsker vi at drive en etisk og ansvarlig virksomhed, som overholder gældende love og standarder. Vores whistleblower linje og politik har til formål, at skabe trygge rammer for vores medarbejdere, forretningspartnere, leverandører og øvrige samarbejdspartnere, så de kan indberette mistanke om uregelmæssigheder og/eller ulovligheder. Vores whistleblowerordning skal gøre det muligt for vores interessenter at ytre sig om fejl og forsømmelser, chikane, samt kritisable forhold. Det er vigtigt for os i UNIQA at sikre og beskytte de interessenter, som ytrer sig og videregiver informationer til vores whistleblowerordning, imod eventuelle repressalier. Derfor har vi også gjort det muligt at indberette anonymt.

Vores whistleblowerordning fungerer som et supplement til vores daglige kommunikation. Vi opfordrer således kun vores interessenter til at indberette alvorlige forseelser til whistleblowerordningen. Øvrige forhold herunder mindre alvorlige overtrædelser af UNIQAs interne retningslinjer såsom sygefravær, privat brug af kontorartikler, upassende påklædning, indtagelse af alkohol, samt oplysninger om mindre personalerelaterede konflikter indberettes ikke til whistleblowerordningen. Samme gør sig gældende for de ansattes egne ansættelsesvilkår, løn, arbejdsmiljø eller general utilfredshed. Sådanne oplysninger skal indberettes til nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller direkte til vores administrerende direktør.

 

2.     Hvilke forseelser meldes til whistleblowerordningen

Vores whistleblowerordning er udarbejdet med henblik på at skabe en rapporteringsplatform, hvor vores interessenter kan indberette følsomme sager af mere alvorlig karakter. Sådanne sager som kan have negativ indvirkning på UNIQAs omdømme, kan derfor være mere besværligt at melde igennem vores øvrige kanaler, og kan derfor meldes igennem whistleblowerodningen. UNIQAs whistleblowerordning er tiltænkt:

·         Forhold som er strafbare, herunder misbrug af virksomhedens økonomiske midler, bedrageri, regnskabsmanipulation, tyveri, samt grove overtrædelser af vores interne tavshedspligt.

·         Overtrædelse af juridiske forpligtigelser, samt alvorlige overtrædelser af love eller UNIQAs interne reglementer.

·         Bestikkelse eller korruption i form af donationer, gaver, bestikkelse eller interessekonflikter.

·         Eksterne og interne trusler mod miljø, sikkerhed og sundhed.

·         Overtrædelse af konkurrenceloven som f.eks. hemmelige aftaler med konkurrenter, prisfastsættelser eller udveksling af prisfølsomme oplysninger.

·         Henvendelser om ledelses-/bestyrelseshandlinger

·         Sexchikane, børnearbejde, diskrimination, vold, overtrædelse af menneskerettigheder.

 

Såfremt det er muligt, skal sådanne indberetninger dokumenteres med relevante dokumenter til whistleblowerordnings kontaktpersonen.

 

3.     Indberetningsprocedure

Indberetninger til whistleblowerordningen skal ske via vores online blanket. Det er vigtigt at indberetningen kun tager sted over denne platform, da sådanne indberetninger indeholder fortrolige oplysninger, og derfor skal krypteres. Indberetningen kan ske på både dansk og engelsk.

 

4.     Anonymitet og fortrolighed

Hos UINQA er vi godt klar over, at sådanne slags indberetninger er følsomme og derfor behandles alle oplysninger fortroligt og med diskretion. Såfremt man ønsker at være anonym under indberetningen, så er det vigtigt, at man ikke oplyser nogle kontaktinformationer dvs. navn, telefonnummer, e-mailadresse mm. Derudover skal man være opmærksom på metadata i vedhæftede filer, så filerne ikke afslører afsenderen. Bliver undersøgelsen af indberetningen givet videre til politiet, så kan UNIQA være tvunget til at give oplysninger videre såsom identitet, hvis dette er bekendtgjort. Når man indleverer en indberetning igennem whistleblowerordningen, så skal man være opmærksom på cookies, og at et besøg på whistleblowerportalen kan logges som et led i den almindelig brugeraktivitetslogning. Dette kan undgås ved at åbne et inkognito/inPrivate vindue og indberette herigennem. Såfremt at du ønsker at forblive 100% anonym, så kan vi ikke kontakte dig i forhold til indhentning af flere oplysninger, eller opdatering om sagens gang.

 

5.     behandling af oplysninger fra indberetninger

Oplysningerne fra indberetninger tilgås vores betroede whistleblowerordningsrepræsentant, som registrerer indberetningen og videresender til UNIQAs administrerende direktør. Såfremt indberetningen vedrører UNIQAs administrerende direktør, da videresendes indberetningen til et øvrigt medlem af ledelsen.

Når der indsendes en indberetning, så foretages der en indledende gennemgang for at vurdere, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens rammer, og om der er hold i de oplysninger, som er blevet tilsendt. Hvis personen som har indberettet en sag, ikke er anonym, så tjekkes det også om vedkommende er omfattet af whistleblowerordningen. Indberetninger omkring forhold som ligger udenfor whistleblowerordningens formål afvises og tilbagemeldes til vedkommende som har lavet indberetningen, hvis personen ikke har indgivet den anonymt.

 Såfremt der er validt grundlag for behandling af indberetningen, igangsættes en nærmere efterforskning af anklagen. Alle indberetninger vil blive taget seriøst og behandlet indenfor 1-3 hverdage. Er der behov for enten juridisk eller anden form for rådgivning, så indhentes dette fra eksterne kilder.

Hvis indberetningen omhandler en specifik person, vil vedkommende blive informeret og få fremsendt de fremsatte påstande. Samtidig vil personen blive gjort opmærksom på, hvilke typer af oplysninger der er tale om, samt hvem oplysninger er videregivet til. Han eller hun vil derved have mulighed for at udtale sig om sagen, samt få mulighed for at korrigere eller tilføje oplysninger. I visse tilfælde kan pligten til at informere den indberettede udskydes eller om nødvendigt helt undlades, for at sikre nødvendigt bevismateriale. Derved gives der besked i forhold til de nedenstående punkter:

• At indberetningen er modtaget om vedkommende
• Der oplyses hvem der behandler de modtagne oplysninger
• Formålet, retsgrundlaget og den legitime interesse oplyses
• Såfremt oplysningerne skal videregives til politi og andre offentlige myndigheder vil dette blive oplyst
• Tidshorisont for sagsbehandlingen
• Vedkommendes rettigheder

 

6.     Den indberettedes rettigheder

Den/de indberettede har følgende rettigheder under sagsbehandlingen:

·         Indsigt i oplysninger som er modtaget og bliver behandlet

·         Ret til at gøre indsigelse mod anklagerne

·         Ret til at få begrænset, slettet eller berigtigelse af personoplysninger.

Indberetninger som er indgivet i god tro, vil ikke få ugunstige konsekvenser for den som indberetter. Indberetninger som på den anden side er indgivet i ond tro for at chikanere eller skade en eller flere personer kan få konsekvenser for indberetteren.

Indberetteren vil ikke automatisk blive part i en sag når vedkommende indberetter en whistleblowersag. Der kan dog være tale om sager hvor indberetteren har partstatus i en sag. Under sådanne forhold kan det give anledning til at indberetteren inddrages.

 

7.     Data opbevaring

I tilfælde af at indberetningen ikke falder under whistleblowerordnings rammerne, eller at den er grundløs, slettes persondata straks. Efter afsluttet sag eller endt undersøgelser er personoplysningerne ikke længere nødvendige, og derved slettes de. Disse slags oplysninger vil kun blive gemt i de pågældendes journaler såfremt der gennemføres disciplinære sanktioner.

 

8.     Spørgsmål og svar

Alle spørgsmål til UNIQAs whistleblowerordning skal rettes skriftligt per mail til vores CFO:

Morten Strømsholt

Mobil: +45 31 13 76 00

Mail: mst@uniqa.dk

 

Send en indbetning via formularen

 

Indberetningen sendes til UNIQA


Såfremt du ikke ønsker at forblive anonym, og gerne vil kontaktes i sagen, oplys da kontaktoplysninger nedenfor: